PeopleMindTech
L’Humain au cœur, l’Esprit en commun, la Technologie en soutien
Stephann, responsable d’un service commercial composé de trois personnes au sein d’un grand groupe de l’énergie du CAC40, était chargé de promouvoir une solution innovante basée sur des objets connectés (IoT) pour le suivi énergétique.
Sa mission était de gérer divers aspects, notamment :
- La création et le suivi des opportunités, ainsi que la gestion du carnet de contacts,
- Le suivi des actions commerciales de son équipe,
- Le suivi des contrats vendus (CAPEX / OPEX),
- La facturation des prestations récurrentes,
- La recherche des documents de travail et des notes techniques,
- La maîtrise de la marge des projets,
- La gestion des reprises des sujets/projets en cas d’absence d’un collaborateur.
Cependant, Stephann se heurtait à de nombreuses problématiques. Le suivi était effectué à l’aide de fichiers Excel et une base de données Access, ainsi que de QuickDevis, tandis que les documents étaient souvent échangés par e-mail. De plus, les contrats, les notes techniques et les présentations commerciales étaient dispersés dans SharePoint, ce qui rendait leur accès difficile en l’absence de droits renvoyés par e-mail.
Les équipes de Stephann devaient effectuer une multitude de tâches, de la saisie des opportunités à la réalisation des devis et à la gestion des offres techniques, tout en assurant le suivi des dépenses et des coûts de matériel sur les budgets dédiés. Cette double saisie entre les e-mails et les différents tableaux de suivi était fastidieuse et chronophage.
Face à ces difficultés, Stephann était profondément inquiet. Malgré la bonne volonté et la taille réduite de son équipe, la mise à jour et le suivi commercial s’avéraient être des tâches épuisantes. Stephann voyait ses collaborateurs se démener pour remplir les éléments nécessaires au bon suivi des projets, et il se sentait dépassé par la situation.
C’est dans cet état d’inquiétude et de fatigue que Stephann décida de solliciter l’aide de PeopleMindTech, espérant trouver une solution efficace pour optimiser le suivi commercial et soulager ses équipes de cette charge pesante.
Stephann et le suivi commercial
En quelques chiffres
Notre solution pour vous aider et aider Stephann
PMT a analysé les solutions en places, puis a réalisé la modélisation du processus idéal, et a « conçu » une solution de suivi commercial et projet (CRM) (via la solution Timetonic), en lien avec l’annuaire, les projets, les dépenses et rassembler dans 1 outil unique toutes les informations.
Cette application, nommée « Appli CRM », permet à Stephann, et aux 2 Responsables d’Affaires, de travailler plus efficacement sur :
- La création des prospects & opportunités commerciales
- La saisie des projets, des tâches, des budgets et des dépenses (FO + MO)
- La création et le suivi des contrats, et le suivi des factures (CAPEX + OPEX)
- Le suivi même en déplacement des événements importants
- La priorisation des opportunités
- La continuité de service pour les clients, car toute les informations sont disponibles au même endroits
Ainsi les responsables d’affaires et Stephann, récupèrent directement les éléments dans l’application, des notifications sont envoyées à chaque enregistrements pour informer les équipes
Les équipes, peuvent maintenant suivre et piloter les plans d’actions efficacement. Les équipes peuvent maintenant se concentrer sur l’accompagnement des clients au lieu de remplir les fichiers XLS.
Les alarmes et le suivi, permet de prendre de meilleures décisions chaque semaine et se concentrer sur les opportunités « chaudes »
L’automatisation des tâches supprime intégralement la double saisie. Les appels sont lancés depuis le téléphone (clic and call), les mails envoyés automatiquement pour les rendez-vous et les contrats à signer.
Les Tableaux de Bord, Statistiques sont directement calculés dans l’application.
Les connections via VPN ne sont plus nécessaires, les exports vers l’ERP sont automatisés
La traçabilité est garantie, et permet de suivre des dossiers sur plusieurs années, notamment en marché public (CPE, MPE, MPGP, PPP) ou privé
Les solutions obsolètes comme Access ont été modernisées, et permet un travail collaboratif sur toutes les plateformes
PMT a également réalisé les tutos et supports, l’intégration des données, l’accompagnement et la formation des équipes.
PMT a identifié d’autres sources de productivité pour connecter le CRM et l’outil de chiffrage automatiquement, mais ça, c’est une autre histoire …
- Diminution des erreurs car suppression de la double saisie
- Mise à disposition des informations et formulaires pour les équipes en instantané
- Classement opportunités, projets, tâches par chronologie, priorité, client
- Les temps de traitements sont améliorés
- Le calcul des statistiques est automatisé et fiable
- Les remontées sont améliorées du terrain et de meilleur qualité
- Les dossiers sont transmis sans délais
- Les anomalies / non conformités sont détectées automatiquement