PeopleMindTech

Sébastien, responsable de la Cellule Nationale des Contrats de Maintenance, était confronté à un défi majeur dans l’accomplissement de sa mission.

Sa mission consistait à assurer le suivi des astreintes associées aux contrats de maintenance, tant au niveau local que national.

Cependant, il rencontrait plusieurs problématiques :

• Le suivi des astreintes était réalisé sur des fichiers Excel, et les contacts ainsi que les procédures étaient envoyés par mail, ce qui rendait la gestion laborieuse.
• Avec jusqu’à six tours de contrôle régionaux, la coordination était complexe et demandait une attention constante.
• Les coordonnées et les procédures d’appels n’étaient jamais à jour, nécessitant des envois de mails répétés à chaque modification.
• Ses équipes devaient effectuer une double saisie entre la GMAO et l’outil de déclaration des astreintes, ce qui engendrait des erreurs et une perte de temps.
• Les fichiers étaient dispersés sur SharePoint, un système utilisé dans chaque Centre de Maintenance et chaque Agence, rendant la recherche des informations fastidieuse.

Ces difficultés se traduisaient par :

• Des contrats introuvables,
• Des numéros de téléphone pas à jour,
• Des erreurs de saisie et de double saisie,
• Des erreurs de dispatch de technicien.

Face à cette situation, Sébastien se sentait dépassé et frustré. La gestion chaotique des astreintes compromettait la qualité du service et augmentait les risques d’erreurs et d’insatisfaction des clients.

Dans cet état émotionnel de frustration et d’urgence, Sébastien décida de faire appel à PeopleMindTech pour bénéficier de leur expertise en processus et en outils informatiques, dans l’espoir de trouver une solution efficace pour optimiser le suivi des astreintes et améliorer la performance de son équipe.