PeopleMindTech
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Pierre, en tant que responsable Méthode National d’une BU de 730 personnes dans le secteur de la maintenance tertiaire, était confronté à une série de problèmes critiques liés à la distribution des espaces de travail sur des centaines de profils dans TimeTonic.
Les problématiques auxquelles il était confronté étaient les suivantes :
- La délégation d’activation des comptes aux méthodistes locaux, soit environ 17 personnes.
- Le classement des utilisateurs dans chaque espace de travail commun ou sur projet.
- La garantie que les utilisateurs n’avaient pas accès à des données confidentielles.
- La mise à jour des utilisateurs lors de la création d’un nouvel espace de travail.
- Le suivi de qui voit quoi dans le système.
- La fermeture des droits en cas de départ d’un collaborateur.
La structure complexe de TimeTonic, avec ses multiples espaces de travail spécifiques aux profils et aux appareils, engendrait des difficultés supplémentaires. Avec 15 profils, il fallait gérer rapidement un grand nombre d’espaces de travail, ce qui multipliait les tâches administratives. De plus, la gestion des droits depuis la table Rights impliquait une gestion fastidieuse de milliers de lignes.
Au début, le suivi était entièrement manuel, ce qui conduisait à de nombreuses erreurs d’affectation et à des retards dans la mise à jour des accès. Les demandes d’accès étaient traitées via des mails ou des tickets, ce qui ralentissait les processus et augmentait les délais de réponse.
Face à cette situation, Pierre et son équipe étaient régulièrement sollicités pour des demandes spécifiques de droits d’accès ou pour des explications sur les contenus des espaces de travail. Cela les détournait de leurs tâches principales, les empêchant de se concentrer sur l’accompagnement des équipes. De plus, Pierre était profondément inquiet quant au risque de non-conformité en matière de cybersécurité et de fuite de données RGPD. Il ressentait un sentiment d’urgence et de frustration croissante devant l’ampleur des défis à relever.
Dans cet état émotionnel d’urgence et de préoccupation, Pierre décida de solliciter l’aide de PeopleMindTech, espérant trouver une solution efficace pour surmonter ces obstacles complexes et améliorer la gestion des espaces de travail dans TimeTonic.
Pierre et la gestion des droits dans TimeTonic
En quelques chiffres
Notre solution pour vous aider et aider Pierre
PMT a analysé les solutions en place, puis a réalisé la modélisation du processus idéal, et a « conçu » une solution de gestion en masse des profils (via la solution Timetonic + NodeRed), en lien avec l’annuaire, les profils, les espaces de travail et rassembler dans 1 outil unique toutes les informations de gestion de masse
Cette application, nommée « Gestion de Masse des Profils », permet d’automatiser entièrement la gestion des droits :
- La création des utilisateurs dans l’annuaire est réalisée via l’annuaire par les encadrants
- La création des accès par profils est automatique
- La notification par mail est automatique
- La suppression des droits en cas de départ est automatique
- La traçabilité est automatique
- La vérification et la conformité est automatique
- La création de droits spécifiques est toujours possible
Ainsi les référents Méthodes, et Pierre, consultent directement les éléments dans l’annuaire, des notifications sont envoyées à chaque création d’un nouveau collaborateur.
Lors d’un OnBoarding, le robot et le processus réalisé permet d’ajouter automatiquement un utilisateur d’après son poste, à un profil, puis lui donner, mettre à jour, retirer les droits correspondant à la matrice des droits.
La matrice des droits est directement modifiable dans Timetonic sans faire intervenir l’équipe technique.
Les équipes Méthodes, peuvent maintenant suivre et piloter les actions efficacement. Les équipes peuvent maintenant se concentrer sur l’accompagnement des opérationnels au lieu de remplir les droits à la main.
Pierre et ses équipes économise le maintien de 20 000 lignes et leur mises à jour quotidienne.
La conformité ISO27001, et RGPD est garantie, car le processus est maîtrisé, les mises à jour sont instantanées
PMT a également réalisé les tutos et supports, l’intégration des données, l’accompagnement et la formation des équipes et des relais sur les agences et CDM.
- Diminution des erreurs car suppression de la double saisie
- Mise à disposition des trames et formulaires pour les opérationnels en instantané
- Classement des VMS, Causeries, SD dans par chronologie, priorité, Agence
- Les temps de traitements sont améliorés
- Le calcul des statistiques est automatisé et fiable
- Les remontées sont améliorées du terrain et de meilleur qualité
- Les procédures sont transmises sans délais
- Les anomalies / non conformités sont détectées automatiquement