PeopleMindTech
L’Humain au cœur, l’Esprit en commun, la Technologie en soutien
Jérémy, directeur d’un centre de formation, forme un peu plus de 1000 élèves par an. Afin de suivre l’écosystème de son centre de formation et de son bon fonctionnement, il a construit divers fichiers indépendants :
- Des fichiers Excel
- Gérer le flux des élèves entrants et sortants
- Gérer les formateurs
- Gérer les plannings de chaque groupe et de ses formateurs
- Gérer les plannings des salles selon la capacité maximale d’accueil
- Collecter et suivre l’émargement des élèves à chaque cours
- Collecter et suivre les notes à chaque examen
- Générer les factures
- Des fichiers Word
- Générer les attestations de réussite de chaque élève pour chaque cours
- Gérer les contrats de travail des formateurs
- Des calendriers partagés
- Communiquer les emplois du temps
Malgré ses efforts, Jérémy rencontre des difficultés pour maintenir ces fichiers, surtout avec le projet d’ouvrir de nouveaux centres de formation en France. La collecte, la visualisation et la communication des mises à jour deviennent de plus en plus complexes à mesure que l’activité se développe. Cette situation engendre chez Jérémy un sentiment d’incertitude et de frustration, car il se rend compte que ses outils actuels ne suffisent plus à répondre aux besoins croissants de son centre de formation. Dans cet état émotionnel, il sollicite l’aide de PeopleMindTech pour bénéficier de leur expertise en processus et en outils informatiques afin de moderniser et simplifier la gestion de son centre et de faciliter son expansion future.
Jeremy et le centre de formation
En quelques chiffres
Notre solution pour aider Jérémy
PeopleMindTech a analysé les besoins et les processus existants afin de mettre en œuvre une application unique de collaboration permettant de collecter et d’automatiser le fonctionnement des centres de formation de Jérémy.
L’application nommée « Appli Formation » s’adresse à divers profils :
- Responsable de centres
- Formateurs / Formatrices
- Assistants / Assistantes
- Élèves
- …
Les profils utilisent une interface unique comportant des accès aux informations en fonction de leur niveau de droits garantissant la bonne utilisation de l’application et la protection des données.
L’application comprend des fonctionnalités allant de la consultation à la gestion administrative :
- Un annuaire des étudiants et des formateurs
- Un géolocalisation des lieux de formation
- Une vue de planification des lieux de formation en tenant compte de leur capacité
- Une vue agenda avec un filtre des cours auxquels sont inscrits chaque élève
- Un outil d’émargement digitalisé et nominatif
- Une génération automatique des attestations de réussite
- Un outil de devis, commande, facture, encaissement (DCFE)
- …
En résumé, l’application de formation vous permettra de :
- Diminuer les erreurs en supprimant la double saisie
- Partager plus simplement les plannings des formateurs et des élèves
- Faciliter l’accès aux élèves à leur planning et à leurs attestations de réussite
- Faciliter l’autonomie des formateurs sur la génération de leurs factures de prestation
- Garantir les règlements
- Relancer et notifier automatiquement en cas de mise à jour du planning
- Mettre en avant les formations les plus demandées
- Améliorer et fluidifier les temps de traitements
- Agréger et calculer les statistiques de vos centres de formation