PeopleMindTech
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Alexis, responsable de la cellule IT au sein d’une entreprise spécialisée dans la maintenance, se trouvait confronté à une problématique complexe liée au suivi des licences et du matériel informatique, consigné dans un fichier Excel.
La mission d’Alexis était de maintenir à jour ce fichier, tenant compte des renouvellements du matériel et des mouvements des collaborateurs. Cependant, il se rendit vite compte des difficultés engendrées par cette tâche. Il entreprit une analyse de risque, mettant en lumière les conséquences d’un suivi insuffisant des dotations :
- Risque de détournement et de vol de matériels,
- Faille de sécurité due à l’utilisation de licences d’anciens collaborateurs,
- Coût non maîtrisé avec des licences abandonnées et du matériel acheté en surplus et sans contrôle,
- Risque d’utilisation du matériel avec le logo de l’entreprise suite à une absence de restitution par un ancien collaborateur, et bien d’autres encore.
Face à cette situation inquiétante, Alexis se tourna vers les référents sécurité, informatique, véhicule, et d’autres encore. Ils étaient eux aussi confrontés aux mêmes problèmes de suivi et de maintien des fichiers, ainsi qu’au manque d’informations sur les arrivées et les départs des collaborateurs.
Conscients de la nécessité de disposer d’un outil de suivi efficace pour les équipements et le matériel, ils décidèrent d’appeler PeopleMindTech pour bénéficier de leur expertise en processus et en outils IT, espérant ainsi trouver une solution à leurs problèmes communs.
Jaymes et le suivi des dotations
En quelques chiffres
Notre solution pour aider Jaymes
PeopleMindTech a analysé les besoins et les processus existants afin de mettre en œuvre une application unique de collaboration permettant de collecter et d’automatiser le suivi des dotations pour Alexis.
L’application nommée « Appli de Dotation » s’adresse à divers profils :
- Référents QSSE, informatique, véhicule, …
- Responsables d’activités
- Assistants / Assistantes
- Techniciens
- …
Les profils utilisent une interface unique comportant des accès aux informations en fonction de leur niveau de droits garantissant la bonne utilisation de l’application et la protection des données.
En résumé, l’application de de suivi des dotations vous permettra de :
- Suivre le matériel mis à disposition d’un collaborateur afin de savoir si celui-ci est bien équipé pour les missions qui lui sont confiées
- Suivre la restitution du matériel lors d’un départ d’un collaborateur
- Notifier le responsable hiérarchique du suivi des dotations
- Faire signer le collaborateur lorsqu’il reçoit ou remet son matériel
- Garantir la chaîne de traçabilité du matériel et des équipements mis à disposition
- Réduire les risques de sécurité
- Réduire les surcoûts en s’assurant un meilleur suivi